銷(xiāo)售業(yè)務(wù)流程控制
銷(xiāo)售業(yè)務(wù)流程控制
文件版本 | 2023年第一版 | 執(zhí)行日期 | 2023年7月24日 |
文件修訂記錄 | 2023年07月制定 | ||
為了規(guī)范公司銷(xiāo)售業(yè)務(wù)行為，加強(qiáng)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制，防止銷(xiāo)售過(guò)程中的差錯(cuò)和舞弊行為，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部部門(mén)和崗位之間相互監(jiān)督、互為審核，保證提供銷(xiāo)售數(shù)據(jù)及時(shí)、準(zhǔn)確，加快資金回籠。按照《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》的要求，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本公司銷(xiāo)售內(nèi)部控制流程，本流程明確了公司從產(chǎn)品出庫(kù)到開(kāi)具銷(xiāo)售發(fā)票、確認(rèn)應(yīng)收賬款和回收貨款的過(guò)程中的管理要求和操作規(guī)范。
一、部門(mén)職責(zé)分工及崗位設(shè)置
1、銷(xiāo)售部：銷(xiāo)售合同簽訂、保管；登記銷(xiāo)售臺(tái)賬；向物控部催收客戶簽字的發(fā)貨單回單；編制《產(chǎn)品銷(xiāo)售日?qǐng)?bào)表》，經(jīng)財(cái)務(wù)審核后報(bào)總經(jīng)理；月底向總經(jīng)理報(bào)送《銷(xiāo)售合同履行一覽表》；向財(cái)務(wù)報(bào)送《開(kāi)票通知單》；審核運(yùn)費(fèi)發(fā)票。設(shè)銷(xiāo)售內(nèi)勤崗位，具體工作事項(xiàng)見(jiàn)《銷(xiāo)售內(nèi)勤崗位職責(zé)》。
2、物流部：對(duì)成品庫(kù)開(kāi)具《發(fā)貨通知單》；確認(rèn)成品庫(kù)開(kāi)具《產(chǎn)品送貨單》上相關(guān)要素齊全，與所發(fā)實(shí)物相符；按本規(guī)范的規(guī)定正確傳遞《產(chǎn)品送貨單》相關(guān)聯(lián)；登記產(chǎn)品發(fā)貨流水賬；保證產(chǎn)品安全、及時(shí)送達(dá)客戶；及時(shí)向銷(xiāo)售部交客戶簽收的《產(chǎn)品送貨單》回單或客戶開(kāi)具的收貨單據(jù)；及時(shí)結(jié)算運(yùn)費(fèi)。
3、成品庫(kù)：按物流部《發(fā)貨通知單》要求發(fā)出貨物，并填制《產(chǎn)品出庫(kù)單》和《產(chǎn)品送貨單》，保證二單要求齊全，與發(fā)運(yùn)實(shí)物相符；根據(jù)《產(chǎn)品出庫(kù)單》登記《產(chǎn)品收發(fā)存明細(xì)賬》；及時(shí)將《產(chǎn)品出庫(kù)單》傳遞至銷(xiāo)售部。設(shè)成品保管員崗位，具體工作事項(xiàng)見(jiàn)《成品保管員崗位職責(zé)》。
4、財(cái)務(wù)部：根據(jù)門(mén)衛(wèi)返回的《產(chǎn)品出庫(kù)單》登記《客戶往來(lái)臺(tái)賬》；對(duì)銷(xiāo)售部的《產(chǎn)品銷(xiāo)售日?qǐng)?bào)表》進(jìn)行審核簽字；根據(jù)銷(xiāo)售部的《開(kāi)票通知單》審核后開(kāi)具銷(xiāo)售發(fā)票，并登記《客戶往來(lái)臺(tái)賬》；統(tǒng)計(jì)銷(xiāo)售回款并登記《客戶往來(lái)臺(tái)賬》；向總經(jīng)理報(bào)送《客戶往來(lái)日統(tǒng)計(jì)表》。財(cái)務(wù)部設(shè)銷(xiāo)售會(huì)計(jì)崗位，由財(cái)務(wù)部記賬會(huì)計(jì)兼任。
5、門(mén)房：門(mén)衛(wèi)對(duì)運(yùn)出公司的產(chǎn)品收取《產(chǎn)品出庫(kù)單》財(cái)務(wù)聯(lián)，并與運(yùn)送實(shí)物核對(duì)后放行；應(yīng)及時(shí)將收取的《產(chǎn)品出庫(kù)單》移交財(cái)務(wù)部，并辦好移交手續(xù)。
二、銷(xiāo)售與發(fā)貨的控制
（一）、銷(xiāo)售合同：銷(xiāo)售經(jīng)審批簽訂生效后，合同簽訂人員應(yīng)及時(shí)將銷(xiāo)售合同交與銷(xiāo)售內(nèi)勤，銷(xiāo)售內(nèi)勤應(yīng)在《產(chǎn)品銷(xiāo)售臺(tái)賬》上登記銷(xiāo)售合同主要事項(xiàng)：客戶名稱、銷(xiāo)售數(shù)量、銷(xiāo)售單價(jià)、交貨地點(diǎn)、交貨期限、交貨方式、結(jié)算方式、聯(lián)系人等。同時(shí)將合同復(fù)印件報(bào)財(cái)務(wù)部銷(xiāo)售會(huì)計(jì)，作為財(cái)務(wù)開(kāi)票審核依據(jù)。
（二）、組織銷(xiāo)售：物流部根據(jù)客戶對(duì)貨物到達(dá)時(shí)間要求及公司生產(chǎn)情況，確定發(fā)貨時(shí)間和數(shù)量，填制《發(fā)貨通知單》，《發(fā)貨通知單》應(yīng)載明：客戶名稱、發(fā)貨日期、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、發(fā)貨數(shù)量、發(fā)往地點(diǎn)、運(yùn)輸方式（自運(yùn)或托運(yùn)并注明車(chē)牌號(hào)）、制單人、審批人等。
（三）、組織發(fā)貨：成品庫(kù)保管員接到《發(fā)貨通知單》后，應(yīng)對(duì)《發(fā)貨通知單》進(jìn)行審核，嚴(yán)格按照《發(fā)貨通知單》所列項(xiàng)目發(fā)貨，并在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督發(fā)貨。裝車(chē)完畢后，保管員按清點(diǎn)裝貨數(shù)量或過(guò)磅數(shù)量填制《產(chǎn)品出庫(kù)單》（一式三聯(lián)）和《產(chǎn)品送貨單》（一式四聯(lián)），《產(chǎn)品出庫(kù)單》和《產(chǎn)品送貨單》應(yīng)載明：客戶名稱、發(fā)貨日期、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、發(fā)貨數(shù)量、發(fā)往地點(diǎn)、運(yùn)輸方式（自運(yùn)或托運(yùn)并注明車(chē)牌號(hào)）、發(fā)貨人、提貨人等。物流部人員應(yīng)按《產(chǎn)品出庫(kù)單》和《產(chǎn)品送貨單》與實(shí)物認(rèn)真核對(duì)無(wú)誤后簽字確認(rèn)，持《產(chǎn)品出庫(kù)單》財(cái)務(wù)聯(lián)交門(mén)房出門(mén)。成品庫(kù)保管員在《發(fā)貨通知單》上加蓋“已發(fā)貨”印章，并附于《產(chǎn)品出庫(kù)單》存根聯(lián)后留存。
（四）單據(jù)傳遞及登記賬簿：
物流部開(kāi)具《發(fā)貨通知單》通知成品庫(kù)保管員發(fā)貨，保管員填制《產(chǎn)品出庫(kù)單》（一式三聯(lián)）和《產(chǎn)品送貨單》（一式四聯(lián)）。《產(chǎn)品出庫(kù)單》：保管員依據(jù)存根聯(lián)登記《產(chǎn)品收發(fā)存賬》；統(tǒng)計(jì)聯(lián)交與銷(xiāo)售部，銷(xiāo)售部登記《產(chǎn)品銷(xiāo)售臺(tái)賬》；財(cái)務(wù)聯(lián)由物流部或司機(jī)作為出門(mén)憑證交與門(mén)衛(wèi)，門(mén)衛(wèi)交與財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部登記《客戶往來(lái)臺(tái)賬》，并根據(jù)《客戶往來(lái)臺(tái)賬》編制《客戶往來(lái)日統(tǒng)計(jì)表》，報(bào)總經(jīng)理。《產(chǎn)品送貨單》：存根聯(lián)交由物流部登記《產(chǎn)品發(fā)貨流水賬》；統(tǒng)計(jì)聯(lián)和回單聯(lián)隨貨同行，統(tǒng)計(jì)聯(lián)交由客戶，回單聯(lián)由客戶簽字后物流部交與銷(xiāo)售部（如客戶不在《產(chǎn)品送貨單》回單聯(lián)上簽字，則應(yīng)取得客戶開(kāi)具的收貨憑證，并附《產(chǎn)品送貨單》回單聯(lián)后），銷(xiāo)售部據(jù)此登記《產(chǎn)品銷(xiāo)售臺(tái)賬》，每日根據(jù)《產(chǎn)品銷(xiāo)售臺(tái)賬》編制《產(chǎn)品銷(xiāo)售日?qǐng)?bào)表》（一式三份，銷(xiāo)售部留底、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理）經(jīng)財(cái)務(wù)部審核后報(bào)總經(jīng)理，每月結(jié)賬日后根據(jù)《產(chǎn)品銷(xiāo)售臺(tái)賬》編制《銷(xiāo)售合同履行一覽表》報(bào)總經(jīng)理，根據(jù)《產(chǎn)品銷(xiāo)售臺(tái)賬》填制《開(kāi)票通知單》（一式二份）通知財(cái)務(wù)開(kāi)具發(fā)票，銷(xiāo)售部通知財(cái)務(wù)開(kāi)票時(shí)，應(yīng)將客戶簽字后的《產(chǎn)品送貨單》回單聯(lián)或客戶的收貨憑證附于《開(kāi)票通知單》后，開(kāi)票后應(yīng)在《產(chǎn)品送貨單》回單聯(lián)和客戶的收貨憑證上加蓋“已開(kāi)票”印章，發(fā)票財(cái)務(wù)記賬后附《開(kāi)票通知單》入賬，《產(chǎn)品送貨單》回單聯(lián)和客戶收貨憑證附發(fā)票客戶聯(lián)后向客戶結(jié)算，另一份《開(kāi)票通知單》填寫(xiě)開(kāi)票信息后返回銷(xiāo)售部；《產(chǎn)品送貨單》財(cái)務(wù)聯(lián)由物流部保存或交由司機(jī)，作為運(yùn)費(fèi)結(jié)算的憑證，附于運(yùn)費(fèi)發(fā)票后結(jié)賬，財(cái)務(wù)審核后應(yīng)在《產(chǎn)品送貨單》財(cái)務(wù)聯(lián)上加蓋“注銷(xiāo)”印章。
（五）、監(jiān)督與審核
1、保管員應(yīng)做到《產(chǎn)品收發(fā)存賬》余額與實(shí)物相符，財(cái)務(wù)部每月結(jié)賬日后應(yīng)對(duì)實(shí)物盤(pán)點(diǎn)檢查是否相符，編制《產(chǎn)品盤(pán)存報(bào)告表》。
2、銷(xiāo)售部編制的《產(chǎn)品銷(xiāo)售日?qǐng)?bào)表》，先由財(cái)務(wù)部將其與《客戶往來(lái)臺(tái)賬》中的銷(xiāo)售數(shù)量核對(duì)簽字后報(bào)總經(jīng)理。財(cái)務(wù)部應(yīng)對(duì)銷(xiāo)售部門(mén)的《開(kāi)票通知單》的客戶名稱、開(kāi)票數(shù)量、開(kāi)票價(jià)格進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)依據(jù)為《客戶往來(lái)臺(tái)賬》和產(chǎn)品銷(xiāo)售合同。
3、運(yùn)費(fèi)發(fā)票結(jié)賬前應(yīng)先交由銷(xiāo)售部審核，銷(xiāo)售部根據(jù)《產(chǎn)品銷(xiāo)售臺(tái)賬》審核后在運(yùn)費(fèi)發(fā)票上簽字確認(rèn)，并在《產(chǎn)品銷(xiāo)售臺(tái)賬》上登記。
三、銷(xiāo)售退回
發(fā)生產(chǎn)品銷(xiāo)售退回的，物流部人員應(yīng)及時(shí)通知成品庫(kù)保管員辦理貨物移交手續(xù)，成品庫(kù)保管員按清點(diǎn)實(shí)物數(shù)量填制《銷(xiāo)售退回產(chǎn)品入庫(kù)單》，注明客戶名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、退回?cái)?shù)量、退回原因，《發(fā)貨通知單》的時(shí)間、編號(hào)、是否已開(kāi)具發(fā)票等，并及時(shí)交與相關(guān)部門(mén)。《銷(xiāo)售退回產(chǎn)品入庫(kù)單》一式四聯(lián)，成品庫(kù)一聯(lián)留底登記《產(chǎn)品收發(fā)存賬》，物流部一聯(lián)登記《產(chǎn)品收發(fā)流水賬》，銷(xiāo)售部一聯(lián)登記《產(chǎn)品銷(xiāo)售臺(tái)賬》，財(cái)務(wù)部一聯(lián)登記《客戶往來(lái)臺(tái)賬》。如有客戶開(kāi)據(jù)的退貨憑證，應(yīng)將該憑證附于銷(xiāo)售部的《銷(xiāo)售退回產(chǎn)品入庫(kù)單》后，銷(xiāo)售部通知財(cái)務(wù)部開(kāi)票時(shí)附后。
該退回產(chǎn)品未開(kāi)票的，銷(xiāo)售部通知財(cái)務(wù)部在給客戶開(kāi)票時(shí)扣減退回?cái)?shù)量即可。該退回產(chǎn)品已開(kāi)票，銷(xiāo)售部與客戶協(xié)商后可通知財(cái)務(wù)部在下批產(chǎn)品開(kāi)票時(shí)扣減該數(shù)量或直接開(kāi)具紅字發(fā)票。
